Anmälan till kongressen
Varmt välkommen till förbundskongressen. På kongressen deltar de av föreningarna utsedda ombuden, samt förbundsstyrelsen, förtroendevalda revisorer, valberedningen, samt kansliets tjänstemän, inbjudna medlemmar. Enskilda medlemmar är välkomna att delta i mån av plats som observatörer, se mer information nedan gällande deltagande.
Förbundsstyrelsen har denna gång beslutat att inte ta ut någon avgift från lokalföreningarna för deltagande ombud och inbjuden medlem under kongressdagarna 10–11 maj för måltider, hotell- och resekostnader. Beslutet har sin grund i att Demensförbundet inte haft några fysiska ordförandeträffar under mandatperioden, dock utgår en avbokningsavgift som förbundet fakturerar i efterhand.
Du anmäler ditt deltagande till kongressen även i år via en särskild anmälningslänk på förbundets intranät på sidan Demensförbundets kongress 2025. Där ska du anmäla i vilken roll du deltar på kongressen, samt ditt behov av logi och måltider. Anmälan till kongressen är öppen mellan den 27/1 och 1/4-2025 och samtliga frågor om din anmälan besvaras av Konferenspoolen. Sista anmälningsdag till kongressen är 1 april.

Logi
Logi bokar du samtidigt som du anmäler dig via den särskilda anmälningslänken på förbundets intranät.
Ett antal standard enkelrum med frukost är reserverade natten mellan den 10–11 maj på Hotel Scandic Star Sollentuna. Deltagare som har mer än 4 timmars resväg till förbundskongressen erbjuds övernattning på hotellet för natten mellan den 9–10 maj. Måltider den 9/5 bekostas inte av förbundet.
Har du frågor om din anmälan eller bokning av logi är du välkommen att kontakta Konferenspoolen, Telefon 08-21 61 00 eller E-post till marika@konferenspoolen.se.
Bokning av resa
Bokning av resa för ombud och inbjudna medlemmar till kongressen ska enbart bokas via den resebyrå som förbundet anlitat för att få bästa pris vid bokning. Bokad resa via resebyrå faktureras förbundet direkt. Tänk på att boka din resa i god tid innan kongressen. Demensförbundet har en uppdaterad policy för resor och möten som ska följas vid bokning av resa till kongressen.
OBS! Kundnummer som ska anges vid bokning av resa till och från kongressen, samt kontaktuppgifter till resebyrån hittar du på förbundets intranät.
Demensförbundets Policy för resor och möten:
Huvudprincipen är att resor som bekostas av Demensförbundet ska göras med
kollektivtrafik och tåg i första hand. Transporter ska planeras med hänsyn till både
miljöpåverkan och kostnadseffektivitet. Följande riktlinjer gäller för val av
transportsätt:
- Kollektivtrafik: Kollektivtrafik ska brukas för resor lokalt då det ofta är både
miljövänligare och mer kostnadseffektivt dvs. buss, tunnelbana, spårvagn,
pendeltåg. - Tåg: För längre resor i Sverige ska tåg prioriteras. Tågresor ska bokas i 2
klass/ekonomi, men kan även bokas 1 klass/business om prisbilden är
densamma eller lägre än 2 klass/ekonomi. För nattåg ska egen kupé bokas. - Flyg: Flyg ska endast väljas för längre sträckor där tidsbesparing är av stor
betydelse. Biljett ska bokas i ekonomiklass. - Buss: Om tåg inte är ett alternativ ska resa med buss användas.
- Båt: Båtresor bokas med platsbiljett och vid övernattning ska egen hytt med
dusch och toalett bokas. - Egen bil: Egen bil får användas vid de tillfällen när det är det lämpligaste
färdmedlet mellan två orter. Ersättning utgår enligt Skatteverkets
schablonbelopp för milersättning. Detta gäller för anställda och
förtroendevalda på riksnivå i förbundet, samt för medlemmar vid kongress,
konferens och nätverksträffar. - Hyrbil: Hyrbil får bokas av medarbetare och förtroendevalda på riksnivå för
resor i tjänsten/uppdraget. Hyrbil ska bara användas om det är mer
ekonomiskt än att åka med allmänna transportmedel eller taxi på grund av
praktiska skäl för transport av material eller totalkostnad för resa. Bilstorlek
ska väljas beroende på hur många personer som ska åka i bilen utan avkall på
säkerhet för resenärerna. Demensförbundet bekostar inte hyra av hyrbil för
medlemmar i samband med förbundskongress eller konferenser. Kostnader
utan kvitto godkänns inte. - Taxi: Taxi är lämpligt när allmänna kommunikationer saknas, om resan
företas vid obekväma tider eller om stor volym tungt material/bagage måste
medtas. Använd i första hand bolag som har kollektivavtal. Samåkning ska
alltid övervägas. - Parkering: Parkeringskostnad ersätts mot parkeringsbiljett/kvitto.
Incheckningsbiljett motsvarar inte parkeringsbiljett/kvitto.

Ombudsrepresentation / Möjlighet att delta
Styrelsen har fastställt ombudsfördelning enligt förbundets stadgar, se dokumentet nedan:
- Lokalförening med upp till och med 100 medlemmar (per den 31 december 2024), har rätt att anmäla ett ombud enligt förbundets stadgar. Valda ombud har närvaro- och yttranderätt, samt förslags- och rösträtt.
- Styrelsen har beslutat att lokalförening som enligt förbundets stadgar har rätt att delta med ett ombud får skicka en medlem som inbjuden medlem till kongressen om man så vill (föreningen deltar med 1 ombud + 1 medlem). Inbjuden medlem har närvaro- och yttranderätt.
- Föreningar med 101 medlemmar eller fler (per den 31 december 2024) har rätt att anmäla två ombud enligt förbundets stadgar (föreningen deltar med 2 ombud). Valda ombud har närvaro- och yttranderätt, samt förslags- och rösträtt.
- Enskilda medlemmar (som inte ingår i gruppen inbjuden medlem) är välkomna att delta som observatörer med närvaro- och yttranderätt i mån av plats. Förbundet bekostar inte resa, måltider eller logi för enskilda medlemmar.
Registrering
Registreringen öppnar kl. 09.30 den 10 maj och lunch serveras för dem som anmält att de önskar lunch mellan kl.11.30–12.30. Kongressen startar kl. 13.00, samt avslutas den 11 maj, kl. 16.00. Förhandlingarna kommer att äga rum under lördagen och söndagen.

Praktisk information och hålltider
Fredagen den 9 maj
För er som anländer på fredagen är den officiella incheckningstiden kl. 16.00. Checka in vid receptionen. Bagagerum finns.
Lördagen den 10 maj
För er som anländer på lördagen är incheckningstiden kl. 16.00. Incheckning sker från kl. 16.00 vid entrén på gatuplanet. Checka inte in vid receptionen. Värdinnor finns på plats för att visa vägen. Bagagerum finns.
Utcheckning den 11 maj
Utcheckning sker senast kl. 10.00 på utcheckningsdagen. Bagagerum finns tillgängligt på hotellet.

Praktisk information om hotellet
Hotellet ligger i Sollentuna norr om Stockholm cirka 20 min med pendeltåg från Stockholms Centralstation. Plats: Hotell Scandic Star Sollentuna, Aniaraplatsen 8, 191 21 Sollentuna, Telefon: 08-517 264 00. Scandic Star Sollentuna | Hotell med spa i Sollentuna | Scandic Hotels
Parkering
Information om parkering hittar du på hotellets hemsida. Hotellet har 16 förbokningsbara p-platser, men det finns även gott om parkering runt om hotellet i anslutning till Sollentuna Centrum.
Kontaktuppgifter
Har du frågor om din anmälan eller bokning av logi är du välkommen att kontakta Konferenspoolen, Telefon 08-21 61 00 eller E-post till marika@konferenspoolen.se
Har du frågor om förbundskongressen är du välkommen att kontakta oss: rdr@demensforbundet.se Telefon 08-658 99 20.